Digitalisasi Sistem Manajemen Perpustakaan Sekolah di SMAN 1 Dayeuhkolot
Pada hari Jumat, 28 November 2025, tim pengabdian kepada masyarakat Program Studi S1 Sains Data Fakultas Informatika Universitas Telkom yang beranggotakan Farrel Krisna Saputra (ketua), Muhammad Ammar Ridho, Windi Pramudya Wardani, Venanda Angelyca Sherly Melati, dan Ayen telah melaksanakan kegiatan pengabdian masyarakat dengan mitra SMA Negeri 1 Dayeuhkolot, Kabupaten Bandung.
Kegiatan yang dilaksanakan berupa implementasi sistem manajemen perpustakaan berbasis website untuk pengelolaan buku paket mata pelajaran. Peserta kegiatan terdiri dari 2 orang petugas perpustakaan yang merupakan staf administrasi sekolah. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional perpustakaan sekolah yang sebelumnya masih menggunakan sistem pencatatan manual dengan kartu katalog dan buku besar.
Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari hasil survei yang menunjukkan bahwa perpustakaan SMAN 1 Dayeuhkolot. Meskipun sekolah telah memiliki sistem digital untuk buku literasi dan novel, pengelolaan buku paket mata pelajaran masih dilakukan secara manual. Kondisi ini menyebabkan kehilangan data, proses pencarian yang lambat, dan pembuatan laporan inventaris yang memerlukan waktu hingga beberapa hari. Sementara itu, infrastruktur teknologi perpustakaan sudah memadai dan petugas sudah terbiasa mengoperasikan sistem digital, namun kemampuan dalam mengelola data buku paket secara digital masih terbatas.
Pelaksanaan kegiatan berlangsung selama periode Oktober hingga November 2025 melalui tahapan survei kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, testing, hingga pelatihan. Website dikembangkan menggunakan PHP Laravel dan database MySQL dengan fitur dashboard statistik real-time, manajemen inventaris buku lengkap, sistem pelacakan kondisi buku, pencarian canggih berdasarkan mata pelajaran, kelas, atau kurikulum, serta pembuatan laporan otomatis.
Kegiatan pelatihan berlangsung secara interaktif dengan pendampingan langsung dari tim pelaksana. Materi pelatihan mencakup pengenalan dashboard, manajemen inventaris, praktik alur kerja distribusi dan pengembalian buku, serta cara membuat laporan. Pelatihan didesain hands-on agar staff perpustakaan dapat langsung mempraktikkan penggunaan sistem.
Implementasi sistem digital memberikan dampak signifikan dengan peningkatan efisiensi pencarian buku hingga 70-80%, pengurangan waktu pencatatan dari 3-5 menit menjadi kurang dari 1 menit per transaksi, dan pengurangan kesalahan pencatatan hingga 95%. Pembuatan laporan inventaris yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari kini dapat diselesaikan dalam hitungan menit.
Kegiatan ini mendapatkan respon yang sangat positif dari seluruh peserta. Berdasarkan feedback pelatihan, para peserta menyatakan puas terhadap materi, metode penyampaian, serta pendampingan yang diberikan. Survei kepuasan menunjukkan 100% responden memberikan penilaian positif pada semua aspek kegiatan.
Bu Santi, salah satu guru di SMAN 1 Dayeuhkolot, menyampaikan apresiasinya, “Bahwa dengan adanya sistem websitenya ini, membantu pekerjaan dalam manajemen buku paket yang masih manual,” ujarnya. Di akhir kegiatan, perwakilan sekolah menyampaikan apresiasi dan menyatakan bahwa sistem ini meningkatkan profesionalisme pengelolaan perpustakaan. Model digitalisasi ini dapat direplikasi ke sekolah-sekolah lain di Kabupaten Bandung dan berharap kerja sama serupa dapat terus terjalin.
